Fråga om vilka data som önskas från ett diarie?
-
Hej, vi har påbörjat ett arbete med att försöka identifiera vilka datamängder som är intressanta att få ta del av som öppna data från ett arkiv, dvs. system för långtidsbevarande.
I detta sammanhang avses data som regioner och kommuner lagrar i första hand. Det är även data som inte kan innehålla personuppgifter eller data som kan knytas till en enskild person.
Vi hoppas att ni som finns i det här forumet kan hjälpa oss med konkreta idéer och förslag.
Tack på förhand för er hjälp!
-
Hej, inga inspel på denna fråga överhuvudtaget från forumet..?!!
Vi arbetar just nu med en av de marknadsdominerande systemleverantörerna för att ta fram en standardlösning för detta - är ingen i detta forum intresserad av att kunna ta del av data från offentliga myndigheter system diarieföring och/eller långtidsbevarande..?
Kom igen nu och ta chansen att vara med och påverka!
-
@FredrikEriksson Jag är också väldigt nyfiken på vad folk är intresserade av att få för data från ett diarium. Kom igen nu, data-konsumenterna!
-
@FredrikEriksson Hej! Jag kollar alltid efter vilka licenser som gäller så det är bra om det är tydligt och hur digitaliserat material får användas.
-
- Olika slags datum (inkommet/upprättat, behandlat, beslut, arkiverat mm).
- Titel och ämnesord (gärna i Eurovoc eller annat etablerat vokabulär).
- Vilka nämnder eller kommittéer som har varit inblandade i beslutet.
- ID-nummer på alla relaterade myndighetsdokument så att dessa lätt kan hänvisas till.
- Länkar till inspelningar av debatter eller annan relaterad media.
- Om utomstående dokument citeras eller hänvisas till bör dessa referenser finnas i maskinläsbart format.
- Om utomstående organisationer omnämns bör deras organisationsnummer finnas listade så att det är enkelt att hitta alla dokument som relaterar till dem.
-
@FredrikEriksson sa i Fråga om vilka data som önskas från ett diarie?:
I detta sammanhang avses data som regioner och kommuner lagrar i första hand. Det är även data som inte kan innehålla personuppgifter eller data som kan knytas till en enskild person.
Ni kan gärna börja med att berätta mer om vad det är för typ av information som lagras i ett diarium och kan tillgängliggöras. Hur kan jag få en överblick över den informationsmängd som jag potentiellt kan få tillgång till?
Vad menas med "lagrar i första hand"? Är det kategorier av data som är prioriterad för långtidsbevarande?
Vad menas med "även data som inte kan innehålla personuppgifter eller knytas till en person"? Gäller detta delar av eller all data som lagras i diariet? Är det utöver "data som lagras i första hand" som underförstått innehåller personuppgifter?
-
@VisbyStar Tack!
-
@Ainali sa i Fråga om vilka data som önskas från ett diarie?:
Olika slags datum (inkommet/upprättat, behandlat, beslut, arkiverat mm).
Titel och ämnesord (gärna i Eurovoc eller annat etablerat vokabulär).
Vilka nämnder eller kommittéer som har varit inblandade i beslutet.
ID-nummer på alla relaterade myndighetsdokument så att dessa lätt kan hänvisas till.
Länkar till inspelningar av debatter eller annan relaterad media.
Om utomstående dokument citeras eller hänvisas till bör dessa referenser finnas i maskinläsbart format.
Om utomstående organisationer omnämns bör deras organisationsnummer finnas listade så att det är enkelt att hitta alla dokument som relaterar till dem.@Ainali Tack, precis vad vi efterfrågar för input
-
@jonor Hej, vi menar att vi fokuserar på regioner och kommuner - inte statliga myndigheter - men det behöver inte finnas ett motsatsförhållande.
Det kan både vara diarie och system för långtidsbevarande.
Men såklart är det viktigt att beskriva vad som finns i ett diarie. Men i princip är det sådan information som kommuner och regioner lagrar. Allt möjligt från historiska data, betyg, och ärenden som löpande hanteras i en kommun. För brett för att beskriva här.
Finns några särskilda områden som är intressant för dif? -
@jonor Här är ett exempel på ett diarium som ligger online, det är Jönköping som lagt ut det:
https://www.rjl.se/demokrati/diarium/ -
@FredrikEriksson Ok, jag är nog inte tillräckligt insatt i området och materialet, men Ainalis förslag låter vettiga för den allmänna arkivföring av myndighetskorrespondens det kanske handlar om.
-
@Nina_Berlin sa i Fråga om vilka data som önskas från ett diarie?:
@jonor Här är ett exempel på ett diarium som ligger online, det är Jönköping som lagt ut det:
https://www.rjl.se/demokrati/diarium/Tack, kollade lite, och det jag saknar är kanske mer detaljerad ämnesmärkning och kopplingar som skulle göra det lättare att sålla fram ärenden som berör ämnen jag är intresserad av.
Det skulle avhjälpas med att inkludera den föreslagna informationen om ämnesord, nämnder, kommittéer, inspelningar och media, utomstående dokument och organisationer m.m. som är relaterade till ärendet/handlingen.
Det är bra att det finns med verksamhetsområde i exemplet Jönköping, men det är lite för grov nivå. Bra också att ärende och handling är länkade via nummer. Sedan undrar jag varför vissa verksamhetsområden är dubblerade, t.ex. två Folktandvården som ger olika antal resultat?
-
@jonor Arkiv och diarium är inte riktigt samma sak. Jag är ingen expert men jag har jobbat lite med IT kopplat till områdena. Båda lagrar handlingar men i olika syften.
Diariet är till för att organisationen ska kunna hålla koll på sina handlingar. Det är tidsbegränsat, t ex behöver man bara bevara ansökningshandlingar till en tjänst i 2 år efter den har tillsatts (tror jag). Det är Huvudregistratorn som ansvarar för diariet.
Arkivet är till för att bevara handlingar på längre sikt, enligt Riksarkivets bevaranderegler. Ett av syftena är t ex forskning. När man gallrar bland sina handlingar måste man se till att bevara en viss mängd av handlingarna, och det behöver göras på ett arkivbeständigt format, som t ex pdf/a.
Det är Verksarkivarien som ansvarar för arkivet. -
@Nina_Berlin Då är registerföring kanske en mer allmän och passande term i sammanhanget om man vill hålla isär diarium och arkiv som lagring på kortare och längre sikt.
riksdagen.se Vad är ett diarium?
Alla allmänna handlingar behöver inte diarieföras. Handlingar som kan hållas ordnade på annat sätt, exempelvis kronologiskt, behöver inte finnas i ett diarium.
Vad innebär det i praktiken att handlingar som kan ordnas kronologiskt eller på annat sätt inte behöver finnas med i ett diarium? Den mesta korrespondens torde ju vara datummärkt och därmed kunna ordnas kronologiskt.
Huddinge har istället för verksamhetsområden en kategorisering efter nämnder som de kallar för serier.
http://externtdiarium.huddinge.se/Någon som har en förklaring för de dubblerade verksamhetsområdena på region Jönköpings län?
https://webbdiarium.rjl.se/SearchCase.aspx
Koderna skiljer sig, men de är ju inte synliga för användaren.
-
@jonor Jag misstänker att dubbletterna är en följd av att man gjort någon form av organisatorisk eller processmässig förändring som har påverkat klassificeringsstrukturen.
Här står lite mer om klassificeringsstruktur.
https://riksarkivet.se/beskrivning-av-verksamhetenDet är en indelning som påverkar både arkivet och diariet. Det finns något som heter diarieplan också, men jag vet inte i detalj hur en sådan förhåller sig till en klassificeringsstruktur.
-
Tack @jonor, @Nina_Berlin och @Ainali för er inspel och resonemang. Gränsen mellan diarie och arkiv är inte alltid supertydlig för en oinsatt person, men tycker att din förklaring @Nina_Berlin beskriver det på ett bra sätt.
Beträffande diarie och nämndshandlingar är det nog ganska straight forward och lika oavsett vilken typ av verksamhet som avses. Lite mer varierande i ett system för långtidsbevarande som kan innehåll mängder av olika datamängder (betyg, kulturarv, ritningar, m.m.)
Men som sagt - tack för era inspel och ert engagemang
#Superbra
-
@FredrikEriksson @jonor @Ainali Tack alla för en bra diskussion och tack @FredrikEriksson för att du lyfte frågan!
