Under hösten 2020 fram till vintern 2021 genomförde vi på Arbetsförmedlingen en förstudie i myndighetens möjlighet att anskaffa ett öppet licensierat e-arkiv. Resultatet var en rapport om strategiska vägval för e-arkiv (Af-2021/0001 1174). Vi har nu sammanfattat några intressanta (enligt oss) punkter från rapporten

Vi såg initialt under utredningen problemområden för e-arkivet kopplade till inlåsningseffekt och hållbarhet i hanteringen av Arbetsförmedlingens information.

Problemområden
Inlåsningseffekt innebär att en verksamhet eller organisation blir beroende av en viss leverantör och att man kan få problem när man vill exportera eller hantera information utanför en specifik systemlösningen. Det skapar en effekt att användaren inte har möjlighet att lämna leverantören utan att antingen lägga stora resurser och en hög kostnad på flytt av information eller problem att lösa ut sin information utan att acceptera en viss informationsförlust.

En proaktiv och hållbar digital informationshantering innebär att det finns kontroll över hur informationen skapas, används och förvaras. Det i sig ställer krav på de IT-system som ska hantera informationen. Genom att utgå från t.ex. öppna standarder och specifikationer vid hanteringen av informationen säkerställer man förståelsen och funktion av information över tid

Öppen källkod som lösning
I samband med att koden och dess dokumentation finns öppet tillgängligt skapas en transparens för hur e-arkivet fungerar och vad som händer med information som hanteras av e-arkivet i olika instanser. Detta bidrar till informationens autenticitet över tid då det går att se och spåra vad som hänt informationen och därigenom kan man lite på informationens innehåll i större utsträckning.

Öppen källkod ger även användaren ett visst oberoende genom att man kan vara oberoende från särskilda utvecklare. I samband med att dokumentationen om källkoden även ligger öppet är det möjligt att flera olika utvecklare att sätta sig in i e-arkivet och bedriva support eller genomföra utveckling. Oberoendet ger även användaren tillgång till bland annat en vidgad marknad, och därmed ett större utbud av kunskap och expertis. Detta motverkar den så kallade inlåsningseffekten.

Offentlig sektor ska inom ramen av LOU genomföra upphandlingar och dessa upphandlingar behöver med vissa mellanrum genomföras på nytt. Det här kan medföra risker för informationshanteringen inom olika IT-system när data behöver migreras. Beroende på hur ofta en ny upphandling krävs, är detta en potentiell stor risk för hållbarheten av informationen. Det här innebär att alla e-arkiv kommer behöva migrera information, vilket medför en ökad risk för informationsförlust med stora konsekvenser i och med mängderna information ett e-arkiv kan innehålla. En mitigering av den här risken vore att minimera mängden byten av e-arkiv. Här är lösningar med öppen källkod rimlig eftersom en myndighet har större kontroll över när/hur avveckling och migrering sker. Avveckling av ett informationssystem är utan tvekan oundvikligt. Men med en lösning baserad på öppen källkod, så finns möjlighet att förlänga livscykeln på e-arkivet.

Hör gärna av er med synpunkter på hur vi resonerar och saker ni tycker vi ska ta med oss tillbaka till vårt arbete med e-arkivet

//Malin Åkerlund och Rickard Lundstedt (IT-arkivarier)

@jonor
Absolut, och det diskuteras lite inom arkiv-kretsar om hur man på bästa sättet tillgängliggör och sammanställer våra tester för olika verktyg/system.

Ja, det är information från vår rapport som vi har uppdaterat delar av den katalogen med Den skulle däremot behöva uppdateras då jag har hört rykten om att Luftfartsverket och Sjöfartsverket gått vidare från EssArch.
Det är några olika myndigheter som håller på med ett införande av RODA, och där man har ett perspektiv för att vara med och skapa ett community.
Sen verkar det som att intresset för Archivematica (https://www.archivematica.org/en/) ökat i samband med en utvärdering som Sydarkivera gjort där de kom fram till att det var bästa e-arkivet baserat på öppen källkod. Vet ej om de publicerat rapporten öppet, men det går snabbt att höra med dom om man vill ha mer information.

POT står för Proof of Technology, och det är i princip ett test för att säkerställa att tekniken fungerar. I vårt fall var det ett test för att se om systemet fungerar i vår miljö och uppfyller våra krav på funktionalitet.

@joho68
Vi gjorde några översiktliga analyser av RODA (http://roda.jobtechdev.se/#welcome) och EssArch (https://www.essolutions.se/essarch/). Framförallt gällande funktion av systemen men även utifrån CHAOSS-metriken för hållbart community. Det vi kom fram till vid den tidpunkten var att möjligheten till ett svenskt community var större med RODA, vilket vi därefter har gjort en POT för.

I dit arbete med öppen källkod, har ni använt någon mjukvara för analys av community för de system/plattformar ni använder? Vi gjorde en manuell analys men har sett att det verkar gå att göra smidigare.

@Matself
Hej!
Den är inte licensierad som öppen data, däremot är den en offentlig allmän handling som NOSAD lagt upp på sin webbplats över lästips: https://nosad.se/tips.

Förstår problematiken med geodata! Har du tittat något på mer standardiserade metadatastrukturer och möjligheten att kravställa på dessa? Jag vet att DILCIS (EU-nivå) tagit fram en: https://dilcis.eu/content-types/cs-geospatial-data

Vet inte hur väl den lirar med strukturen för Lantmäteriets grunddata däremot..

@Ingegerd Hej! Du fick som tur är en länk nedan till rapporten som är publicerad via NOSAD men vill du ta del av bilagorna som hör till kan du begära ut dom här: https://arbetsformedlingen.se/kontakt/ta-del-av-allmanna-handlingar

@anna_bayard
När vi haft våra leveransprojekt så har vi nästan alltid haft minst en utvecklare med oss. Vi har tidigare kravspecat att den ska kunna något eller båda språken: python och java. (detta kan såklart förändras beroende på system som ska leverera). Sen ska det finnas kompetens om databaser osv, men jag vet inte om det räknas som en självklar it-kompetens.

Beroende på hur ni planerar att genomföra era leveranser så kan man ta höjd för en resurs som kan hantera ett ETL-verktyg. I vår erfarenhet har det även varit relevant med kompetens inom python i samband med verktyget.

@maria_dalhage
Vi håller på att testa ett verktyg som använder sig av parametrar från Chaoss. Det heter GrimoireLab (https://chaoss.github.io/grimoirelab/) som ska kunna genomföra automatiska hämtningar från olika datakällor.
Tanken är att kunna ha ett verktyg för semi-automatisk kontroll av hälsan för ett eller flera open source-projekt. Förhoppningen är ju att kunna identifiera risker som kan gå in i vårt riskarbete, i det här fallet för ett e-arkivsystem.
Är de fler som har testat eller vill testa detta vore det kul att få kontakt.

@elias Tack så mycket Vi försöker lyfta detta inom vårt ämnesområde, dvs arkiv och digitalt bevarande, så att vi kan börja titta på lösningar. Men det är ju ibland lite segt i början och vi som yrkesgrupp är beroende av att nå fram till andra professioner inom IT för draghjälp.

@lfvjimisola Halloj!
Arbetsförmedlingen har utvärderat RODA och genomfört praktiska tester av systemet. Resultatet av testerna var att systemet kunde uppfylla myndighetens krav för ett e-arkiv, däremot har det körts fast om det blir ett införande eller ej.
Men du får gärna höra av dig om ni vill bolla lite tankar och idéer

@lfvjimisola RODA har kapacitet för plugins gällande konvertering. Osäker på om de plugins som leverantören KEEP erbjuder för konvertering var öppna eller propiertära. Grejen med RODA, vilket är en av sakerna som gör systemet bra, är ju möjligheten att koppla in och ersätta olika plugins för de olika stegen vid leverans och digitalt bevarande. Vi såg det som en stor fördel att över tid byta ut plugins när det kommer bättre eller ändra när vi vill ha en annan åtgärd genomförd.

Frågan om konverteringsverktyg har diskuterats rätt flitigt inom Arbetsförmedlingen då vi varit inne på samma sak som er om att kombinera olika verktyg för att kunna nå en viss helhet i hur vi konverterar. Vi har bland annat kollat på Finland, som har en myndighet för att hantera tjänster kopplat till myndigheters digitala bevarande. De presenterade på en konferens ca 2020/2021 om en tjänst de erbjöd sina myndigheter där beroende på filformat och konverteringsregel anropades ett specifikt konverteringsverktyg (många av dessa var öppen källkod-baserade). Länk till myndigheten i Finland: https://www.digitalpreservation.fi/en, de har inte längre information om konverteringsverktyget vad jag kan se, men det kan vara värt att höra med dom.

Skulle tro att alla myndigheter som försöker hantera bevarande av digital information skulle vara intresserade att vara delaktiga i att använda och förhoppningsvis uppdatera en framtagen funktion för konvertering av olika format. Det svåra här är ju vem eller vilka som har resurser att ta fram en första lösning som de kan dela öppet.

På Arbetsförmedlingen har vi tyvärr inte kommit längre än att vi skissat på en lösning och haft dialog med KEEP. Jag kommer gå över till Försäkringskassan i slutet av året och kan höra mig för där vad som finns och hur de planerar. Tycker det skulle vara av stor vikt att iaf få fram en light version 1.0 som kan byggas på av andra intressenter

Halloj!
Tänkte kolla här om det finns någon eller några som testat att implementera och använda SIARD?
Är framförallt intresserad att höra om erfarenheter gällande version 2 (+2.1 och 2.2) där man ska kunna hantera blob:ar och externa filer.

Mer info om SIARD finns här: https://github.com/DILCISBoard/SIARD

@PerAnd Hej
Det resonemang som finns med i förstudien är generellt hållet för förstudien var främst till att utforska och resonera kring om Arbetsförmedlingen borde välja ett e-arkiv baserat på standardsystem eller på öppen källkod. För att därefter koppla till ett förslag på strategi för digitalt bevarande. Tester och vidare analyser(inklusive de för att säkerställa säkerheten) kopplade till specifika systemlösningar kommer ju alltid behöva göras innan ett skarpt införande. Vi nämner däremot potentiella åtgärder/konsekvenser av en säkerhetsskyddsanalys under kapitel 2.7.3.. De resonemangen är främst hämtade från SSC arbete men vi ser att det är frågor som blir relevanta för alla myndigheter.

Det jag försöker förklara är att förstudien inte bör ses som en utvärdering av specifika systemlösningar. Alla omnämnde av specifika lösningar är del av en omvärldsbevakning för marknaden av e-arkivsystem.

Informationsklassningen är även en stor del i leveransprocessen där varje leverans klassas, så där har du rätt att det är något vi gärna håller på med

@lfvjimisola RODA har kapacitet för plugins gällande konvertering. Osäker på om de plugins som leverantören KEEP erbjuder för konvertering var öppna eller propiertära. Grejen med RODA, vilket är en av sakerna som gör systemet bra, är ju möjligheten att koppla in och ersätta olika plugins för de olika stegen vid leverans och digitalt bevarande. Vi såg det som en stor fördel att över tid byta ut plugins när det kommer bättre eller ändra när vi vill ha en annan åtgärd genomförd.

Frågan om konverteringsverktyg har diskuterats rätt flitigt inom Arbetsförmedlingen då vi varit inne på samma sak som er om att kombinera olika verktyg för att kunna nå en viss helhet i hur vi konverterar. Vi har bland annat kollat på Finland, som har en myndighet för att hantera tjänster kopplat till myndigheters digitala bevarande. De presenterade på en konferens ca 2020/2021 om en tjänst de erbjöd sina myndigheter där beroende på filformat och konverteringsregel anropades ett specifikt konverteringsverktyg (många av dessa var öppen källkod-baserade). Länk till myndigheten i Finland: https://www.digitalpreservation.fi/en, de har inte längre information om konverteringsverktyget vad jag kan se, men det kan vara värt att höra med dom.

Skulle tro att alla myndigheter som försöker hantera bevarande av digital information skulle vara intresserade att vara delaktiga i att använda och förhoppningsvis uppdatera en framtagen funktion för konvertering av olika format. Det svåra här är ju vem eller vilka som har resurser att ta fram en första lösning som de kan dela öppet.

På Arbetsförmedlingen har vi tyvärr inte kommit längre än att vi skissat på en lösning och haft dialog med KEEP. Jag kommer gå över till Försäkringskassan i slutet av året och kan höra mig för där vad som finns och hur de planerar. Tycker det skulle vara av stor vikt att iaf få fram en light version 1.0 som kan byggas på av andra intressenter

@lfvjimisola Halloj!
Arbetsförmedlingen har utvärderat RODA och genomfört praktiska tester av systemet. Resultatet av testerna var att systemet kunde uppfylla myndighetens krav för ett e-arkiv, däremot har det körts fast om det blir ett införande eller ej.
Men du får gärna höra av dig om ni vill bolla lite tankar och idéer

@Ingegerd Hej! Du fick som tur är en länk nedan till rapporten som är publicerad via NOSAD men vill du ta del av bilagorna som hör till kan du begära ut dom här: https://arbetsformedlingen.se/kontakt/ta-del-av-allmanna-handlingar

@elias Tack så mycket Vi försöker lyfta detta inom vårt ämnesområde, dvs arkiv och digitalt bevarande, så att vi kan börja titta på lösningar. Men det är ju ibland lite segt i början och vi som yrkesgrupp är beroende av att nå fram till andra professioner inom IT för draghjälp.

@PerAnd Hej!
Förlåt för supersen återkoppling, det här kom när jag var på semester tyvärr.
Det kan absolut vara ett skrivfel som du är inne på. Det finns flera bilagor till rapporten som inte har publicerats, du får gärna begära ut dessa från Arbetsförmedlingen så skickar vi över dom. Du kan begära ut dom här: https://arbetsformedlingen.se/kontakt/ta-del-av-allmanna-handlingar

En av bilagorna är hela riskbedömningen

@Matself
Hej!
Den är inte licensierad som öppen data, däremot är den en offentlig allmän handling som NOSAD lagt upp på sin webbplats över lästips: https://nosad.se/tips.

Förstår problematiken med geodata! Har du tittat något på mer standardiserade metadatastrukturer och möjligheten att kravställa på dessa? Jag vet att DILCIS (EU-nivå) tagit fram en: https://dilcis.eu/content-types/cs-geospatial-data

Vet inte hur väl den lirar med strukturen för Lantmäteriets grunddata däremot..

@jonor
Absolut, och det diskuteras lite inom arkiv-kretsar om hur man på bästa sättet tillgängliggör och sammanställer våra tester för olika verktyg/system.

Ja, det är information från vår rapport som vi har uppdaterat delar av den katalogen med Den skulle däremot behöva uppdateras då jag har hört rykten om att Luftfartsverket och Sjöfartsverket gått vidare från EssArch.
Det är några olika myndigheter som håller på med ett införande av RODA, och där man har ett perspektiv för att vara med och skapa ett community.
Sen verkar det som att intresset för Archivematica (https://www.archivematica.org/en/) ökat i samband med en utvärdering som Sydarkivera gjort där de kom fram till att det var bästa e-arkivet baserat på öppen källkod. Vet ej om de publicerat rapporten öppet, men det går snabbt att höra med dom om man vill ha mer information.

POT står för Proof of Technology, och det är i princip ett test för att säkerställa att tekniken fungerar. I vårt fall var det ett test för att se om systemet fungerar i vår miljö och uppfyller våra krav på funktionalitet.

@joho68
Vi gjorde några översiktliga analyser av RODA (http://roda.jobtechdev.se/#welcome) och EssArch (https://www.essolutions.se/essarch/). Framförallt gällande funktion av systemen men även utifrån CHAOSS-metriken för hållbart community. Det vi kom fram till vid den tidpunkten var att möjligheten till ett svenskt community var större med RODA, vilket vi därefter har gjort en POT för.

I dit arbete med öppen källkod, har ni använt någon mjukvara för analys av community för de system/plattformar ni använder? Vi gjorde en manuell analys men har sett att det verkar gå att göra smidigare.