Hej,

LFV och Sjöfartsverket kommer att använda Roda för e-arkivering (projektledare för e-arkiv på LFV är @Anna_Bayard). Tullverket är redan igång och det verkar vara fler inom den offentliga sektorn som går samma väg, bl a har Polismyndigheten ett seminarium inom kort.

Det vore värdefullt för oss och användbart att få kontakt med andra som använder eller planerar att använda Roda.

Har en del idéer och tankar utveckling av verktyg för att underlätta arbetet för Arkivering och vi kan samarbeta kring dessa istället för att lösa sakerna var för sig?

Så ni får gärna svara här i tråden eller via DM.

Mvh Jimisola

Hej på er!

Jag skrev precis ett mail till @Maria_Dalhage där jag frågade om det inte var dags för ett seminarium om DevOps. Vårt team har haft visst utbyte med bl a PM (Pensionsmyndigheten) men jag tror att det finns stor potential om vi kan dela med oss mer.

Maria bad mig därför skriva ett post och jag funderar på om jag ska skriva här eller om vi ska påbörja en ny tråd så att det är tydligt att det gäller ett DevOps-seminarium och att folk gärna får fylla på med vad de önskar för innehåll.

Vårt team försöker nyttja DevOps så mycket det bara går (automatisera och effektivisera) och vi har förhoppningsvis något vi kan bidra med på ett seminarium som kan vara till gagn för andra.

LFV har bestämt sig för att använda Roda och projektet är igång.

Vår arkiveringsavdelning (med @Anna_Bayard i spetsen) har ett behov av att kunna konvertera olika format till arkiv-vänliga sådana.

Det gäller primärt formaten (allt nedan är opensource):

• Office-format till PDF: unoserver (ersatte unoconv och använder LibreOffice för att konvertera dokument till PDF)
• PDF till PDF/A: Ghostscript (open source, stabilt och väl beprövat, skapades 1986 och senaste versionen kom i april i år)
• bilder: ImageMagick
• video: FFmpeg

Vår (lilla) utvecklingsavdelning vill göra det så enkelt för användarna som möjligt dvs det ska gå att göra batcher av konverteringar, se vilka som inte gick igenom (med ev felmeddelande) osv (vi ska sammanstråla för brainstorming krinv behov-/kravanalys nästa vecka). Samtidigt vill vi inte återuppfinna hjulet.

Min första tanke är att det borde finnas något sådant verktyg med Roda men så är kanske inte fallet?

Om det inte gör det så borde det finnas ett liknande behov hos andra Roda-användare och därmed andra inom offentliga sektorn utöver Tullverket som vi har kontakt med.

Om det finns ett gemensamt behov så kanske vi kan skapa en gemensam lösning?

Spontant ser jag några olika varianter (men tar gärna emot andra förslag):

1. webbaserad där användaren ladda upp flera filer samtidigt som sedan konverteras och därefter laddas ner som t ex en zip-fil alternativ kopieras till en katalog
2. filer läggs i en delad katalog t ex på R: (common) där en integration "skannar" katalogen, konverterar och därefter lägger i en annan katalog

Man kan också tänka sig att kombinera alternativ 1 och 2 dvs filerna läggs i en katalog, konvertering görs osv men att det även går att övervaka via webbgränssnitt.

I förlängningen kanske webbverktyget i sin tur går att integrera mot Roda så att användaren i webbverktyget "skickar" in dokument till Roda.

Webbapplikationen lägger i en Docker container och möjliggör därmed installation i olika miljöer.

Detta är tankarna hittills men vi tar som sagt gärna input från andra kring hur de gör filkonverteringar inför e-arkivering.

Mvh Jimisola

@ainali Ursäkta, jag inser att jag hade lite väl bråttom när jag startade denna tråden. Tänkte att det var under förstått att det inte gällde en open source-licens eftersom det finns gott om information om det hos DIGG, NOSAD m fl. Dessutom bra sajten såsom REUSE och https://choosealicense.com.

I detta fallet gäller det källkod som är att betrakta som "closed source". Källkod som inte ska lämna LFV och potentiellt kan vara känslig.

Hur gör andra myndigheter med sådan källkod? Finns det bara en copyright-text i headern eller finns det mer information?

Mvh Jimisola

Hej på er!

Jag skrev precis ett mail till @Maria_Dalhage där jag frågade om det inte var dags för ett seminarium om DevOps. Jag tror att det finns stor potential om vi kan dela med oss av vår erfarenhet.

Maria bad mig därför skriva ett post där vi ser om det finns intresse samt vilket innehåll som önskas.

Vårt team försöker nyttja DevOps så mycket det bara går (automatisera och effektivisera) och vi har förhoppningsvis något vi kan bidra med på ett seminarium som kan vara till gagn för andra. LFV använder GitLab.

Mvh Jimisola

PS. Det finns minst en DevOps-tråd redan. DS.

@Maria_Dalhage sa i Samarbete kring Roda (e-arkiv):

@lfvjimisola Tullverket verkar köra Roda enligt https://offentligkod.se

Ja, det stämmer. Anna har en kontakt med en person där. Ska be henne uppmärksamma honom på denna tråden.

@maria_dalhage Det ser inte ut att vara samma katalog för det står olika i de båda. Jämför t ex Mattermost för de båda.

Mvh Jimisola

@davidlars sa i Intresse för ett DevOps-seminarium:

@lfvjimisola Jag är övertygad om att vi har en stor potentiell målgrupp som söker efter DevOps 101. Grunderna utan djupdykningar i tekniken och avancerad utvecklingsmetodik.

En till viktig fråga som jag själv behöver hjälp med är hur man bygger upp en förvaltningsorganisation för DevOps-orienterat utvecklingsarbete. Gärna kopplat till en typisk PM3-organisation.

Jag är iofs övertygad om att vi också har en stor grupp som suktar efter djupdykningar och mer nischade diskussioner. Båda behövs. Men personligen så ligger fokuset mer på 101-nivån, det är där vi är i min egen org.

Ok. Då har vi helt klart olika behov. Vårt team efterfrågar utbyte med organisationer i det offentliga som har erfarenhet av och använder DevOps. Vi har kommit rätt långt får jag nog säga men det icke desto mindre är utbyte av erfarenhet oerhört intressant.

Mvh Jimisola

@Ainali https://www.roda-community.org/

Polismyndigheten har som sagt ett seminarium inom kort. Jag har ingen länk men det kanske @Maria_Dalhage @Anna_Bayard

@maria_dalhage Ok Ett LFV-projekt är, som sagt, intresserade av eArkiv.

Får DIGG rekommendera open source-verktyg? Istället för att var myndighet ska utvärdera vilket open source verktyg som passar bäst för ärendehantering, systemövervakning, Configuration Management (Database) osv så hade det kanske varit intressant med rekommendationer utifrån att DIGG gjort en utvärdering? Eller så skiljer det kanske för mycket mellan de olika myndigheterna?

@Björn-Hagström sa i Samarbete kring Roda (e-arkiv):

@lfvjimisola Hallå där, ni måste så klart arkivera i arkivbeständiga format men jag undrar om ni också kommer spara i originalformatet? Man dödar mycket användning om man byter till pdf till exempel.

Vet ej. Det är inte mitt ansvarsområde utan arkiverings.

@Linus sa i Samarbete kring Roda (e-arkiv):

@lfvjimisola Den här tråden på stackoverflow kanske är till hjälp: https://stackoverflow.com/questions/1659147/how-to-use-ghostscript-to-convert-pdf-to-pdf-a-or-pdf-x

Tack men jag har koll på den tråden men den har några år på nacken och fanns det något som garanterat fungerar och går igenom validering så hade det besparat mig lite tid.

Nu har vi tagit fram en Docker image med konvertingsverktyg för

• Office-format till PDF: unoserver (LibreOffice)
• PDF till PDF/A: Ghostscript
• bilder: ImageMagick
• video: FFmpeg

samt valideringsverktyget veraPDF (båda implementationerna dvs Greenfield och PDFBox).

Härnäst är tanken att implementera en Java-backend som mikrotjänst som styrs av användaren genom en webbaserad frontend.

För att spara tid och undvika att återuppfinna hjulet så undrar jag om någon har kommandorad(er) samt eventuellt tillhörande definitionsfil för Ghostscript för konvertingar av PDF till PDF/A-1A samt PDF/A-1B? I så fall mottages den tacksamt.

Mvh Jimisola

@svenTV sa i Samarbete kring Roda (e-arkiv):

@lfvjimisola Nej, RODA kommer inte med något färdigt konverteringsgränssnitt.
Jag är inte tekniker, så jag borde kanske hålla mun. Men de alternativ du skissar på pekar i mina ögon mot någon form av arkiveringsbehov där olika roller (handläggare mm) manuellt ska välja ut filer för konvertering och arkivering.
Tänker du att det är ett försteg för att skapa filer/kataloger som man sedan kan köra RODA-In mot? Så kan det vara.
Men det förutsätter nog i de flesta fall att man tar omhand/skapar någon form av metadata redan i försteget som gör att man ser vad en fil har för sammanhang (t ex ett ärende eller en filkatalog strukturerad utifrån t ex tidsomfång). Gränssnittet skulle behöva ett tvingande metadataformulär (e-arkivets metadatamodell) som styr lagringsstrukturen, tillsammans med kunniga användare, så att det inte bara blir en hög blandade filer.
Vilken informationsstruktur ska filerna in i?

• En SIP per tidsomfång med alla filer i tidsomfånget?
• En fil per SIP?
• Ärende-SIP med vissa tillhörande filer per SIP?
• Annat?
• Olika beroende på? Hur?

Den snåriga delen är hur man skapar "rätt" datastruktur och sökbarhet (metadata). Där behöver både den informationsskapande verksamheten och arkivet säga hur det ska vara. En generell informationsmodell bör ligga till grund för det, som alla leveranser kan mappas mot.

Konverteringsbehoven och målen är ju väldigt olika, även om det övergripande målet är detsamma...

Ja, vi tänker oss ett konverteringsverktyg av diverse format (initialt Office och PDF till PDF/A).
Har kommit en bit på vägen nu och skriver om det i nästa post.

@davidlars sa i Intresse för ett DevOps-seminarium:

@lfvjimisola Jag är övertygad om att vi har en stor potentiell målgrupp som söker efter DevOps 101. Grunderna utan djupdykningar i tekniken och avancerad utvecklingsmetodik.

En till viktig fråga som jag själv behöver hjälp med är hur man bygger upp en förvaltningsorganisation för DevOps-orienterat utvecklingsarbete. Gärna kopplat till en typisk PM3-organisation.

Jag är iofs övertygad om att vi också har en stor grupp som suktar efter djupdykningar och mer nischade diskussioner. Båda behövs. Men personligen så ligger fokuset mer på 101-nivån, det är där vi är i min egen org.

Ok. Då har vi helt klart olika behov. Vårt team efterfrågar utbyte med organisationer i det offentliga som har erfarenhet av och använder DevOps. Vi har kommit rätt långt får jag nog säga men det icke desto mindre är utbyte av erfarenhet oerhört intressant.

Mvh Jimisola

Vem tänker ni ska vara mottagare (audience)?

• Adminstrativ personal, IT-avdelning och utvecklare och/eller?
• Riktar sig träffen till dom utan någon som helst erfarenhet av DevOps eller till oss som är en bit på vägen?
• Metodik och/eller teknik?
• osv

Hej på er!

Jag skrev precis ett mail till @Maria_Dalhage där jag frågade om det inte var dags för ett seminarium om DevOps. Jag tror att det finns stor potential om vi kan dela med oss av vår erfarenhet.

Maria bad mig därför skriva ett post där vi ser om det finns intresse samt vilket innehåll som önskas.

Vårt team försöker nyttja DevOps så mycket det bara går (automatisera och effektivisera) och vi har förhoppningsvis något vi kan bidra med på ett seminarium som kan vara till gagn för andra. LFV använder GitLab.

Mvh Jimisola

PS. Det finns minst en DevOps-tråd redan. DS.

Hej på er!

Jag skrev precis ett mail till @Maria_Dalhage där jag frågade om det inte var dags för ett seminarium om DevOps. Vårt team har haft visst utbyte med bl a PM (Pensionsmyndigheten) men jag tror att det finns stor potential om vi kan dela med oss mer.

Maria bad mig därför skriva ett post och jag funderar på om jag ska skriva här eller om vi ska påbörja en ny tråd så att det är tydligt att det gäller ett DevOps-seminarium och att folk gärna får fylla på med vad de önskar för innehåll.

Vårt team försöker nyttja DevOps så mycket det bara går (automatisera och effektivisera) och vi har förhoppningsvis något vi kan bidra med på ett seminarium som kan vara till gagn för andra.

@jonass Tack. Kul om vi kan samarbeta mer kring utveckling av mjukvara inom offentliga sektorn. Ja, idealiskt läggs så många dokument in rätt från början även om jag tror att en hel del dokument som läggs in i diarie-system är Office-format då det sker löpande editering.

LFV har bestämt sig för att använda Roda och projektet är igång.

Vår arkiveringsavdelning (med @Anna_Bayard i spetsen) har ett behov av att kunna konvertera olika format till arkiv-vänliga sådana.

Det gäller primärt formaten (allt nedan är opensource):

• Office-format till PDF: unoserver (ersatte unoconv och använder LibreOffice för att konvertera dokument till PDF)
• PDF till PDF/A: Ghostscript (open source, stabilt och väl beprövat, skapades 1986 och senaste versionen kom i april i år)
• bilder: ImageMagick
• video: FFmpeg

Vår (lilla) utvecklingsavdelning vill göra det så enkelt för användarna som möjligt dvs det ska gå att göra batcher av konverteringar, se vilka som inte gick igenom (med ev felmeddelande) osv (vi ska sammanstråla för brainstorming krinv behov-/kravanalys nästa vecka). Samtidigt vill vi inte återuppfinna hjulet.

Min första tanke är att det borde finnas något sådant verktyg med Roda men så är kanske inte fallet?

Om det inte gör det så borde det finnas ett liknande behov hos andra Roda-användare och därmed andra inom offentliga sektorn utöver Tullverket som vi har kontakt med.

Om det finns ett gemensamt behov så kanske vi kan skapa en gemensam lösning?

Spontant ser jag några olika varianter (men tar gärna emot andra förslag):

1. webbaserad där användaren ladda upp flera filer samtidigt som sedan konverteras och därefter laddas ner som t ex en zip-fil alternativ kopieras till en katalog
2. filer läggs i en delad katalog t ex på R: (common) där en integration "skannar" katalogen, konverterar och därefter lägger i en annan katalog

Man kan också tänka sig att kombinera alternativ 1 och 2 dvs filerna läggs i en katalog, konvertering görs osv men att det även går att övervaka via webbgränssnitt.

I förlängningen kanske webbverktyget i sin tur går att integrera mot Roda så att användaren i webbverktyget "skickar" in dokument till Roda.

Webbapplikationen lägger i en Docker container och möjliggör därmed installation i olika miljöer.

Detta är tankarna hittills men vi tar som sagt gärna input från andra kring hur de gör filkonverteringar inför e-arkivering.

Mvh Jimisola